Wie heißt es bei Kettcar so treffend:
Nur keine Angst
das sind nur Bands
nein die tun nichts
die wolln nur spielen
Der Schlüssel ist die richtige Mischung aus fachlichem und zwischenmenschlichem Können. Die Vorbereitung wurde ja schon mehrfach angesprochen. Wenn die Bands eintreffen, sollte technisch bereits alles laufen, inklusive entzerrter Monitoranlage. Nichts ist nerviger, als beim Soundcheck noch Feedbacks ziehen zu müssen.
Bei der großen Mehrzahl an Musikern kann man sich mit kleinen Dingen sehr beliebt (oder auch unbeliebt) machen und sie so direkt am Anfang davon überzeugen, dass man sich um sie kümmert, ihre Wünsche und Vorstellungen ernst nimmt und letztlich an einer konstruktiven Zusammenarbeit interessiert ist, die in einer guten Show endet. Mir hat es in der Situation immer geholfen, dass ich selbst auch Musiker bin und mich zumindest in Gitarristen, Bassisten und Drummer gut hineinversetzen kann. Das können so kleine Fragen sein, wie ob der Bassist Zerreffekte benutzt (-> dementsprechend eventuell die Abnahme anpassen), den Strom auf der Bühne direkt passend hinlegen, die Positionierung der Backline zusammen abstimmen (nicht diktieren), sich beim Eintreffen der Bands vorstellen usw.
Nach meiner Erfahrung sind die meisten Musiker durchaus bereit Kompromisse einzugehen, wenn man es direkt am Anfang schafft, sie davon zu überzeugen, dass man auf der gleichen Seite steht und zusammen eine gute Show abliefern will.
Und schlussendlich sollte man in so einem Rahmen nicht alles so eng sehen. Technisch perfekt wird das nie werden, ist schlussendlich immer noch R'n'R und das darf auch mal etwas unperfekt sein.
Was ich aber auf jeden Fall empfehlen würde, ist die Trennung der technischen und der sonstigen Betreuung der Bands. Bei den Veranstaltungen, die ich während meines Studiums betreut habe, gab es seitens der Veranstalter eigentlich immer einen oder sogar mehrere Bandbetreuer. Die sind dann für alle nicht-technischen Frage wie Catering (fest und flüssig), Parken, Gage, Spielzeiten und sonstige Wehwehchen zuständig. Das entlastet dich als Techniker enorm. Wenn du einen Abend mit mehreren Bands (das heißt Richtung 20 Musiker) zu betreuen hast, willst du dich nicht noch zusätzlich um solche Dinge kümmern müssen. Grundsätzlich muss bei euch die Hierarchie geklärt sein: Wer hat bei kritischen Fragen die Verantwortung und das letzte Wort. Das sollte aus meiner Sicht nicht der Techniker sein.