Konzertplanung Kosten

[bandmember]

Ich plane ein Konzert in einer Location mit einer potentiellen Besucherzahl von 200 Personen.
Dort werden drei Bands auftreten.

Folgende Kostenpunkte sind mir eingefallen:

- Security
- Eintrittskarten
- Flyer
- Plakate
- Anzeige in Lokalzeitung
- PA (Licht und Ton)
- Getränke
- Catering
- Personal (Tontechnik, Lichttechnik, Kasse, Getränke und Catering)
- GEMA
- Veranstaltungs Versicherung
- Honorar für die drei Bands

habe ich irgendetwas vergessen?

Und worauf muss ich ausserdem achten?

 

[John "Beats"]

hey,
erst mal würde ich schaun was das für bands sind. wenns größere bands sind brauchst du veranstaltungsversicherung, eintrittskarten etc. aber wenn wir hier über ein konzert sprechen, bei dem 5€ eintritt genommen wird, kannst du einiges weglassen.

Die wichtigsten Punkte sind:

Location!
Gage
Werbung (Flyer, Plakate, Internetpromo, Zeitung, Radio...)
Technik inkl. Techniker
Essen/Getränke (Wobei ich das auch gering halten würde, wenn es kleine bands sind)
GEMA

Versuch an manchen Ecken zu sparen, du brauchst den bands kein riesen Buffet präsentieren, normalerweise tuts ne Kiste Bier/Wasser und ne warme Mahlzeit wie Nudeln mit Soße oder Pizza. Personal brauchst du auch nicht bezahlen, frag ein paar Freunde ob sie Kasse machen, oder stellen nen großen Kerl an die Tür als Security

Achte auf jeden Fall darauf das du 2 lokale Bands buchst, die ne ordentliche Fanbase haben. Meistens eignen sich dazu junge Bands, die ihren ersten AUftritt spielen wollen, da da alle Freunde usw. kommen...

Soweit von mir

 

[Beyme]

Wenn Du dann im Laufe des Jahres feststellst, dass Du "nicht nur gelegentlich" Konzerte veranstaltest, musst Du auch noch Künstlersozialabgabe einrechnen (grob vier Prozent der gezahlten Gagen).

 

[Navar]

- Security: Sprich das mit der Location ab. Oft haben Locations ihre eigenen Leute und stellen diese sowieso

- Location: Ist eine Frage des "Deals"... Üblich ist bei kleinen Veranstaltungen auch eine Regelung: "Door geht an Veranstalter, alle anderen Einnahmen gehen an die Location"

- Eintrittskarten: Kleiner Tipp für wirklich billige Eintrittskarten in kleinem Rahmen. Digitaler Bilderabzug. Da kannst du die Eintrittskarte selber designen und lässt die einfach bei einem Fotohändler drucken, als wäre es ein Digitalfoto. Ist spottbillig und um die nachzumachen muss man erstmal auf dem gleichen Fotopapier in Hochglanz drucken. Geht natürlich nicht, wenn man über eine Ticketagentur verkaufen will.

- Flyer/Plakate: Hier drauf achten die richtige Menge zu bestellen. Mittlerweile sind die durch die große Konkurrenz im Internet super billig geworden. Bestellt ihr aber zwei Mal, müsst ihr oft auch zwei Mal Versandkosten rechnen, außerdem gibt es bei größeren Mengen mehr Nachlaß. Kalkuliert gut.

- Anzeige in der Lokalzeitung: Ist oft nicht ganz billig. Lokale Stadtmagazine nehmen da gerne mal Beträge zwischen 300 - 1000 je nach Anzeigengröße. Mein Tipp, geht da persönlich hin und redet mit denen, manchmal lässt sich da was machen. Überleg hier gut ob Kosten/Nutzen sich rechnen.

- Catering / Getränke: Selber machen spart einen Haufen Geld. Das billige Wasser der Discounter tuts auch und kostet nicht viel, dazu ein nettes Bier für die Bands und alle sind glücklich. (vorher mit der Location klären ob eigene Getränke überhaupt mitgebracht werden dürfen)

- GEMA: erkundigt euch vorher und lasst es nicht schleifen, die GEMA kriegt euch eh. Wenn ihr es drauf ankommen lasst zahlt ihr hinterher Strafe. Geht auch da genau die Tarife durch und lasst euch von der Location beraten, die müssten da genug Erfahrung haben, dass sie euch genau sagen können welche Saalgröße usw. angegeben werden muss

- Versicherung: Da streiten sich die Geister. Ihr solltet euch UNBEDINGT vorher erkundigen, was die Versicherung abdeckt und wer letztendlich zahlt. (nämlich meist der Verursacher)

- Honorar: naja, dazu kann man nicht viel sagen kommt eben auf die Bands an, schon mal sehr löblich, dass sie an euch nichts zahlen müssen um zu spielen *g*

- Technik / Personal: spart hier nicht am falschen Ende. Eine gute Crew ist für den reibungslosen Ablauf des Abends enorm wichtig und spart euch letztendlich ne Menge Ärger. Sprecht auch hier vorher mit der Location ab, was an Technik evtl. vorhanden ist und kostengünstig dazu gemietet werden kann.

- fang möglichst früh mit der ersten Kalkulation an und erstell WorstCase Szenarien. Also was passiert im schlimmsten Fall (nur 2 zahlende Gäste). Denk in der Kalkulation auch an den Kleinkram der so bei einer Veranstaltung anfällt, das summiert sich. (z.B.: zum Catering braucht es noch Teller/Becher/Müllsäcke usw. usw.).

 

[x-Riff]

hi bandmember,

sind noch ein paar infos zu wenig, siehe die posts weiter oben.

Kostenkalkulatorisch würde ich so vorgehen:
Unterteil die Kosten in fixkosten und variable Kosten. Fixkosten sind die Kosten, die Dir entstehen, unabhängig davon wie viele Leute kommen und wie viele Einnahmen entstehen. Das ist beispielsweise die ganze Werbung und die Miete der Location.

Variable Kosten sind Kosten, die abhängig von der Besucheranzahl, dem Konsum bzw. generell den Einnahmen sind. Hier gibt es dann ganz interessante Varianten, die deshalb sinnvoll zu überlegen sind, weil hohe Fixkosten auch ein hohes Risiko bedeuten - wenn nämlich wenig Leute kommen. Gleichzeitig gibt es hier erheblichen Gestaltungsraum. Beispielsweise und naheliegend ist, die Getränke auf Kommission zu kaufen. Was nicht verkauft wird, wird zurückgegeben. Schon hast Du keine Fixkosten mehr an der Backe, sondern Getränke sind in jedem Fall eine Einnahmequelle. Wie groß die Einnahmequelle ist, das wird sich dann zeigen. Ähnlich könnte man bei den Bands und dem Personal verfahren: Wenn die nämlichen einen Teil der Einnahmen/Eintritt bekommen (ist bei vielen Bands/locations absolut üblich) kannst Du auch schon keine Miesen mehr machen. Bei Personal kann das ein Teil des Umsatzes sein, z.B. Getränke, Verkauf von Karten oder dem Gesamtumsatz.

Worüber Du überhaupt nicht nachgedacht hast, ist Sponsoring. Möglicherweise ist ein Deal mit der Lokalzeitung drin: die werden genannt etc. oder treten mit als Veranstalter auf und dafür ist die Anzeige umsonst oder stark verbilligt. Plakate, Flyer und sowas wie die PA lassen sich durch geschicktes Verhandeln mit Sponsoren/Werbekunden (Druckerei, Brauerei, Musikgeschäfte ...) deutlich im Preis senken - schon hast Du weniger Fixkosten an der Backe ...

Meine 3,85 Cent in dieser Angelegenheit ...

... und viel Erfolg ! ...

x-Riff

 

[bandmember]

Als Sponsor dachte ich die lokale Volksbank oder Sparkasse.

Mit wieviel Geld muss ich für die einzelnen Punkte rechnen?

 

[LeGato]

Sei mir nicht böse, aber wenn du noch so gar keine Vorstellung von der Höhe der einzelnen Posten hast und auch nicht in der Lage bist, dir mit ein paar Telefonaten oder ein bisschen googlen einen ungefähren Eindruck zu verschaffen, solltest du vielleicht nicht unbedingt als Hauptverantwortlicher für eine öffentliche Veranstaltung auftreten...

Wie gesagt, ist nicht böse gemeint. Aber solche Dinge erfordern nun mal ein gewisses Maß an Engagement, Eigeninitiative und auch Findigkeit.

 

[bandmember]

Ich habe schon eine Vorstellung von den Kosten.

Ich wollte nur einmal eure Meinung dazu hören.

Ist also nicht so das ich gar keine Vorstellung von den organisatorischen Punkten habe.

Das nötige Engagement, sowie die Eigeninitiative habe ich sehr wohl.

Anonsten würde ich doch nicht hier nachfragen.

Ausserdem organisiere ich das Konzert nicht alleine, sondern mit meiner Band zusammen.

 

[LeGato]

Ich wollte nur einmal eure Meinung dazu hören.

Aber wie sollen wir denn eine Meinung zu den Kosten der Location haben? Oder zur Security? GEMA-Kosten gibt's verbindlich auf deren Website, im Zweifelsfall hilft ein kurzes Telefonat weiter. Wie sollen wir wissen, wie typische Deals in der Location aussehen und wer den Eintritt bekommt und wer wieviel an Ausschank etc. verdient? Niemand hier weiß, ob man in der Location Getränke auf eigene Rechnung verkaufen kann oder der Aussschank grundsätzlich Sache der Location ist. Und wenn du Ausschank selber organisierst: Wir können nicht abschätzen, ob du Freunde hast, die dir für'n belegtes Brötchen helfen oder ob du echte Fachkräfte haben möchtest. Oder ob du das Catering selbst kochen oder beim örtlichen Paryservice bestellen möchtest. Die Höhe der Gagen für Bands hängt vom Bekanntheitsgrad der Bands und deinen persönlichen Kontakten ab. Gestaltest du Flyer, Plakate, Anzeigen etc. selbst? Möchtest du einen Grafiker engagieren? Wo lässt du drucken/kopieren?

Lauter Fragen, auf die dir hier im Board niemand seriös Auskunft geben kann...

Wo genau kann ich dir denn besser weiterhelfen als die Leute, mit denen du zusammenarbeitest?

Noch mal: Sei mir bitte nicht böse, aber ich weiß nicht, wie ich dir hier weiterhelfen kann. Ich persönlich denke, so etwas wird in 80% der Fälle mehr oder weniger reibungslos über die Bühne gehen. Aber in 20% der Fälle kann es auch richtig schiefgehen, so dass du am Ende echtes Geld draufzahlst. Und diese 20% abzusichern ist der eigentliche Aufwand an der Sache. Aber genau bei diesen 20% kann dir hier im Board keiner so richtig weiterhelfen...

 

[bandmember]

Okay.

Kann mir denn jemand sagen, was in das Konzept gehört? Punkte wie Zielgruppe, usw?