Proben- und Gig-Planung in großer Band

[glombi]

Tach Zusammen,

die aktuelle Kommunikation und Terminabstimmung in unserer Band geht mir auf dem Keks. Und wir sind eine große Band mit 9 Musikern, was die Sache nicht leichter macht. Aber vielleicht hab ihr ja konkrete Tipps oder Erfahrungen zu meinem Anliegen?

Zur Kommunikation nutzen wir eine WhatsApp-Gruppe. Leider weigern sich zwei Mitglieder, dies auch zu nutzen. Hierdurch gibt es eine unnötige Nebenkommunikation per SMS/Handy. Hier versuche ich gerade, alle auf eine gemeinsame andere Messanger Plattform zu kriegen, mal schauen...

Zum Dokumentenaustausch habe ich eine DropBox für mp3, Bilder, Dokumente eingerichtet. Ab und zu schaut da sogar mal jemand rein...

Nach außen haben wir eine Homepage und eine FB-Seite.

Was uns aber fehlt, ist ein Tool, eine App oder ein Plugin für unsere WordPress-Seite zur Planung von Proben und Gigs (mit Abwesenheitsplanung für jeden einzelnen Musiker), am liebsten als ics-Kalender zur Integration in jeden normalen Kalender. Unser Ziel ist es eigentlich, jede Woche zu einem fixen Termin zu proben. Irgendwer ist aber immer mal verhindert, was zum Teil schon länger vorher bekannt ist, zum Teil auch erst spontan. Daher geht bisher in schöner Regelmäßig gegen Mittag die Kommunikation in unsere WhatsApp-Gruppe los, ob die Probe stattfindet. Wenn einer schwächelt, kneift dann schon mal der Nächste. Ich hätte da einfach gerne mehr Verlässlichkeit. Mir schwebt eine App (iOS und Android), eine Web-Site oder ein Hompage-Plugin vor. Wichtig wäre mir, dass jeder seine Urlaube, Dienstreisen, Familienfeiern, etc. als Abwesenheiten eintragen kann, damit man sowohl für die regelmäßigen Probentermine als auch ab und zu stattfindende Gigs die Verfügbarkeit der Mitglieder klar erkennen kann. So etwas müsste es eigentlich als Team-Planer oder Event-Planer schon geben. Trotz Google-Suche habe ich aber noch nichts geeignetes gefunden. Jede Woche einen Doodle zu starten kann es ja auch nicht sein...

Danke und Gruß,
glombi

 

[gesch]

Also wir waren (Band gibt es leider nicht mehr) eine 11-köpfige Band und haben, da es schwierig ist immer alle unter einen Hut zu bekommen Registerproben eingeführt. Also z.B. nur die Bläser oder nur die Sängerinnen und der Sänger mit Keys oder die Rhythmusgruppe etc. pp.
Des weiteren musste sich jeder zuhause vorbereiten und bei der gemeinsammen Probe wurde es "zusammengebaut". Ein gemeinsamme Probe mit allen Bandmitgliedern gab es einmal im Monat.

Die Kommunikation erfolgte grundsätzlich per Mail (das hat jeder) und es wurde bei Google ein Kalender eingerichtet auf den jeder zugriff hatte und seine Termine eintragen musste.
Den Kalender findest Du auf der Homepage von Google. Rechts oben das Symbol mit den 9 Punkten - neben dem Anmelden-Button. Wenn Du da drauf klickst öffnet sich ein Fenster und da findest Du den Kalender - Anmelden und los gehts. Der Vorteil dieses Kalenders ist, das man ihn mit seinem Handy verküpfen kann und immer sofort sieht was los ist. Der Hauptgrund für den Kalender war natürlich, das der Booker immer sofort gesehen hat welche Termine frei waren und bei einer Anfrage sofort reagieren konnte (ohne vorher eine Telefonkette los zu treten).

Hat immer alles Funktioniert.

Gruß

 

[glombi]

Hi @gesch

Danke Dir. Du beschreibst meine Wunschvorstellung von Probenorganisation. Leider sind vor allem unsere Bläser unter der Woche im Lade verstreut, sodass in der Regel nur unsere gemeinsame Probe bleibt. Aber wenn bis dahin jeder sein Zeug immer geübt hätte, wäre das auch schon mal was...

Der Google-Kalender wäre wohl technisch genau die Lösung, die mir vorschwebt. Könnte aber genau an den Kollegen scheitern, die auch WhatsApp boykottieren, mal schauen...

Danke und Gruß,
glombi

 

[DerZauberer]

In meiner letzten 10köpfigen Band stand der Probetermin fest. Fester Tag, feste Zeit. Das ist der Vorteil, wenn man so viele hat - Probe kann immer stattfinden, auch zu fünft. Ist manchmal sogar ganz witzig.
Wenn wer nicht kann, dann ist das kundzutun, aber nicht im Sinne von "oh lassen wir heute ausfallen" sondern "bei aller Liebe diesmal geht es nicht, euch viel Spaß"

Das geht aber nur solange gut, wie alle auch dabei sind und dabei sein wollen. Das "Umfallen" von anderen, wenn einer absagt, gab es auch bei uns - und war ein Zeichen, dass die Luft aus der Band raus war, aber wir noch nicht so weit waren, uns das einzugestehen.

Ich würde heute aber auch keine Band mehr betreiben, wo man sich nicht auf eine gemeinsame Messenger-Plattform einigen kann - und wenn's eine Band-eigene wäre, die nur für die Band sich alle installieren (meinetwegen Threema, Telegram, Kik oder was auch immer).

 

[glombi]

Hi @DerZauberer

telegram ist unser neuer Anlauf, ist aber auch noch einer von zu überzeugen. Unser Termin ist eigentlich fix, aber die Luft ist in der Tat irgendwie raus. Deswegen hatte ich letzte Woche auch mal zu, "Band-Stammtisch" geladen. Face to face ist halt noch die beste Form der Kommunikation, leider konnten wieder nicht alle...

Gruß,
glombi

 

[Pie-314]

 

[glombi]

oder eher ? Nee, lieber ...

 

[startom]

Was uns aber fehlt, ist ein Tool, eine App oder ein Plugin für ...

Alles falsch. Euch fehlt kein technisches Hilfsmittel, sondern einzig und alleine Disziplin und Wille. Mit Kollegen, welche sich noch nicht mal auf regelmässige und/oder im Voraus fix abgemachte Probezeiten einigen wollen, würde ich keine Zeit vergeuden wollen. Dass mal jemand verhindert ist, passiert natürlich immer wieder, aber in einer Band mit 9 Musikern kann man auch zu siebt proben.

Ein elektronisches Hilfsmittel wird euch auch nichts nützen, denn das ist einzig eine vermeintliche Schutzhülle, welche ihr auf eure Bequemlichkeit legt. Eventuell nützt ein grosses Plakat (idealerweise Flipchart) im Proberaum, bei welchem ihr möglichst 6 Monate im Voraus eure Absenzen eintragt. Alles andere kann nämlich einfach bequem weggeklickt werden. Die Absenzenliste sticht euch bei jeder Probe ins Auge.

 

[glombi]

Hi @startom

so schlimm ist bei uns dann doch nicht, im Endeffekt proben wir dann doch jeden Sonntag, wenn‘s sein muss auch zu fünft. Wir haben aber überlegt, eventuell nur alle zwei Wochen zu Proben, wenn dann eine Probe kurzfristig ausgefallen würde, wäre das schon blöd.

Tools sind sicher nicht die Lösung, können das Problem aber mildern. Ein Wandkalender im Proberaum haben wir auch überlegt, aber den hat man genau dann nicht parat, wenn man etwas planen möchte. Irgendwie hat es die Band aber auch so schon 7-8 Jahre geschafft, von denen ich allerdings erst 4,5 dabei bin...

Gruß,
glombi

 

[Gitarrotron]

Huii, und wir sind nur vier und kriegen es trotzdem nicht gebacken

 

[rw]

Fester Termin. Für den Rest reicht Mail, notfalls das Mobile ("Stehe im Stau..."). (Ich weigere ich auch, einen Messenger zu benutzen, weil ich am Tag über die Mailkonten schon etwa 80+ Mails bearbeiten muss. Da braucht's keinen weiteren Kanal.)

 

[Korki]

Dass jeder Musikant seine privaten und beruflichen Abwesenheiten in einen gemeinsamen Kalender einträgt, halte ich für nicht praxistauglich.

Alle diese technischen Helfer funktionieren nur, wenn sie genutzt und gepflegt werden. Das kann ein Bandleader oder Organisator auch nur bis zu einem gewissen Grad für die anderen übernehmen. Eine gewisse Eigenleistung und Verlässlichkeit ist notwendig.

Tatsächlich ist es ja wohl in den meisten Formationen so, dass es Treiber und Mitschwimmer gibt. Das ist auch ok so, vermutlich geht es auch nur so.
Wichtig ist aber, dass es der Treiber nicht übertreibt und der Mitschwimmer nicht zu passiv ist.

In einer Band sind nur alle mittel- oder sogar langfristig glücklich, wenn alle das gleiche Ziel und ähnliche Priorisierungen haben. Da würde ich als erstes nochmal drüber reden. Du scheinst das Gefühl zu haben, allen mit der Probe hinterherrennen zu müssen. Ein gemeinsamer Kalender und eine Whattsapp Gruppe erleichtern dir das ungemein. Eventuell reicht das auch, um die Eigeninitiativschwelle einiger Bandmitglieder zu überwinden. Dann ist es gut. Es kann aber auch sein, dass es deinen Frust nur etwas verzögert. Deshalb würde ich definitiv nochmal das Gespräch suchen und schauen, wo die Reise denn überhaupt hingehen soll.

 

[glombi]

Da würde ich als erstes nochmal drüber reden. Du scheinst das Gefühl zu haben, allen mit der Probe hinterherrennen zu müssen.

Naja, das Thema Probenkoordination wurde mir von den anderen mehr oder weniger aufgenötigt. Ich sehe mich dafür auch nicht wirklich als geeignet an. Ich bin weder musikalisch, theoretisch noch am Instrument besonders gut, da haben wir einige wesentlich Stärkere in der Band. Außerdem tendiere ich berufsbedingt tatsächlich dazu, sehr systematisch und konsequent zu arbeiten. Das ist im Kontext einer Hobby-Band auch nicht immer optimal. Aber sonst will es ja keiner machen, hab mehrfach versucht das abzugeben...

Mein Problem ist auch weniger das Hinterherrennen, vielmehr würde ich gerne verlässlich planen können (Proben und Gigs). Zum einen knapse ich mir die Zeit zum Vorzubereiten von meiner Familie oder meinen Nächten ab. Zum anderen freue ich mich einfach auf die Proben und Gigs. Deshalb frustriert es mich, wenn kurzfristig Absagen kommen, weil jemand schon länger etwas anderes vor hat. Außerdem habe ich keine Lust mehr den Briefträger zwischen verschiedenen Messangern und SMS zu spielen...

Ich hatte auch erst zur Band-Abstimmung in eine Kneipe eingeladen. Natürlich konnten nicht alle. Und das was dort kommuniziert wurde, und was jetzt dabei herauskommt, passt für mich leider wieder nicht zusammen...

FAZT: Eigentlich wollten wir wenigstens alle auf einen anderen Messanger umsteigen. Das hat bis jetzt leider noch nicht geklappt. Jetzt habe wir also zwei parallel Gruppen-Chats und SMS. Aber die Hoffnung stirbt zuletzt. Bleibt noch das Thema Terminabstimmung offen...

 

[InTune]

Wir sind auch nur zu sechst, aber das mit dem Googel Kalender hat sich leider nicht durchgesetzt, weil niemand etwas eingetragen hat.
Ankerpunkt ist jetzt doch ein Jahresplaner Poster im Proberaum. Da ist es eine "Holschuld" die Proben/Gig-Termine sich in seine persönliche Terminplanung zu übertragen und eine Bringschuld, eigenen Urlaub/Abwesenheit in den Jahresplaner einzutragen. Unser Probentermin steht grundsätzlich wöchentlich fest. Verschiebungen oder auch ein Canceln wird bei den Proben abgesprochen. Das Problem ist hier, wer nicht bei der Probe dabei ist, bekommt die aktuellen Terminabsprachen nicht mit... das hat bei uns bisher nicht zu Schwierigkeiten geführt, weil der "Verzug" um eine Woche noch nie ein Rolle gespielt hat. Die Planungen waren immer langfristiger, oder wenn nötig wurde jemand extra informiert.

Wenn es kurzfristig zu Terminproblemen (Stau, Krankheit,...) geht die Info über Mail an alle oder SMS/Anruf an ein Bandmitglied, der die Info weitergibt.

Das man sich "weigert" Whatsapp oder Facebook &Co zu nutzen kann ich hingegen gut verstehen. Ich z.B. habe gar kein Smart Phone und will auch keins haben. Erst durch diese ganze so "einfache" Kommunikation, sind Verabredungen zu Terminen geworden, die evtl. vielleicht statt finden könnten... Da ist die Disziplin der Leute tief in den Keller gegangen. So macht es ja nix etwas abzusagen, jeder ist ja sofort informiert, und wenn man bescheid weis, ist es ja schon ok. --> Ist es aber eben nicht, da kommen einen ganze Reihe Leute zusammen, die nicht das hinbekommen, was sie erreichen wollen. Unser Drummer sagt nicht zu unrecht: Unser Probentermin ist heilig und den sagt man nicht einfach ab.

Ganz schlecht ist es, den Bandmitgliedern da mit einer "Band-Organisation" noch den Zucker in den Hintern zu blasen. Da wird es halt noch leichter abzusagen, wenn das Wetter einer Bandprobe entgegen spricht...

 

[Falk]

Also von der Einstellung der einzelnen Musiker mal abgesehen, braucht der Koordinator/Leader schon gemeinsame Absprachen, an die sich alle zu halten haben. Zudem auch eine Vereinbarung, wie das technisch gelöst werden kann.
Google Kalender ist schon mal nicht schlecht. Den muss auch nicht jeder der Musiker benutzen, wenn denn nicht will.
Wichtig, nur der Organisator und ein Vertreter hat schreibenden Zugriff auf den Googlekalender.
Termine werden vom Organisator in den Kalender eingetragen, die übrigen Musiker werden zu diesem Termin über den Kalender eingeladen. Den bekommen die dann automatisch zu geschickt und müssen ihn bestätigen, ablehnen oder als vielleicht kennzeichnen. Braucht man ja nur auf einen Link klicken in der Mail. Vereinbarung, im Zweifel, wer nicht auf den Termin antwortet, gilt als zugestimmt und kann sich später nicht beschweren.
Andersrum dann genauso. Musiker will in Urlaub fahren, also schickt er Termin an den Band-Googlekalender und Organisator stimmt zu oder kann sich bei Überschneidungen direkt mit demjenigen austauschen. So gibt es keine Diskussionen und jeder hat seine Termine in seinem persönlichem Kalender.

 

[Tracii]

Unser Drummer sagt nicht zu unrecht: Unser Probentermin ist heilig und den sagt man nicht einfach ab.

Vielleicht ein bisschen stark formuliert, aber grundsätzlich sehe ich das genauso:

Der Probetermin ist. Wenn irgendjemand fragt, ob ich da Zeit habe, sage ich Nein. Wenn meine Frau fragt, ob wir das Essen gehen wollen, sage ich Nein. Wenn mein Chef fragt, ob ich an dem Tag länger bleiben kann, sage ich Nein. Und so weiter und so fort.

Und bevor das falsch verstanden wird: Wenn mein Chef sagt, dass ich länger bleiben muss, dann geht das natürlich vor. Genauso wie es vorgeht, wenn meine Frau im Negligée... nun, ihr wisst, was ich meine.

Es geht darum: Was ich selbst beeinflussen kann, lege ich um die Probentermine herum! Mehr erwarte ich gar nicht von meinen Mitmusikern, aber eben auch nicht weniger.

 

[dr_rollo]

Bei so vielen Leuten flexible Probetermine abzusprechen, da machen wir usn wohl nichts vor, dass dies ein witzloses Unterfangen ist. Da scheint mir die Unterteilung nach Kernband und Bläser schon mal gesetzt, also ein fester regelmäßiger, wöchentlicher Probe-Termin für die Kernband, und einen oder zwei Termine für die Gesamtbesetzung. Ein fester Wochentag hat sich für uns bislang immer als hilfreich etabliert, weil sich den dann alle freihalten. Falls einer mal nicht kann, ist es seine Aufgabe für die Organisation eines Ausweichtages zu sorgen, ggf. per Telefon. Auch für die Gesamtband würde ich einen festen Termin, z.B. den ersten Donnerstag im Monat oder so festlegen. Dann wissen alle auch ohnen in den Kalender zu schauen, was wann wo anliegt.

Was die spontane Kommunikation innerhalb der Band angeht, über Smartphone und soziale Medien, das kenne ich zur Genüge. Irgendwer verweigert sich immer bei einem der Tools, oder einer fällt raus, weil er partous kein Smartphone nutzen will. Ja, soll's geben! Dabei ist das so hilfreich, einen gemeinsamen Kalender zu pflegen, den man ohne weiteres in seinen eigenen Kalender integrieren kann. So gut wie jede Kalender-App oder -Software kann mehrere Kalender verwalten. Das Problem ist möglicherweise, dass man keinen gemeinsamen Kalender findet, der eine keinen Google-Account anlegen will, der nächste keinen Apple usw. Dabei ist es wirklich zielführend, wenn man die Verfügbarkeit aller Bandmitglieder in einem Tool im Blick hat, und zwar ohnen in den proberaum fahren zu müssen, um einen Blick in den Kalender an der Wand zu werfen, der womölcih nciht einmal mehr aktuell ist, weil man dort vielleicht gerade mal einmal pro Woche reinkommt.

Es gibt Kauftools (z.B. Bandhelper), wo dieses Problem nicht bestehen würde, dafür lassen die sich dann aber nur schwer in andere Kalender integrieren. Die überzeugende, für alle anwendbare Lösung ist mir noch nicht untergekommen...