Engagement-Vertrag digital unterschreiben/signieren lassen

[RealCrusher]

Einen schönen guten Morgen zusammen,

bis dato haben wir als Coverband unsere Verträge immer handschriftlich unterschrieben, auch die Unterschrifte des jeweiligen Veranstalters haben wir uns am Veranstaltungstag nochmal "in echt" geholt (nachdem dieser sie bei Vertragsabschluss (in der Regel 3-6 Monate vor der Veranstaltung) in die VertragsPDF geschrieben hat). Alternativ kamen auch die "Oldschool-Lösungen" Vertrag-ausdrucken-unterschreiben-einscannen-zurücksenden oder Vertrag-ausdrucken-unterschreiben-per-Post-schicken zum Einsatz. Leider ist unser Bearbeiter beim Finanzamt hier recht anstrengend. Obwohl wir immer alle Unterlagen zu den Gigs einreichen (Vertrag und zugehörige Rechnung), fordert er "echte" handschriftliche Unterschriften, bei eingescannten gibt´s immer wieder Diskussionen weil die Dokumente ja abänderbar wären...
Um nicht immer den Vertrag vor Ort nochmal unterschreiben lassen zu müssen (was auch je nach Veranstaltung nicht immer möglich ist... z.B. bei Stadtfesten hat irgendjemand von der Stadt den Vertrag unterzeichnet, ist aber bei der Veranstaltung selbst nicht vor Ort), oder einen der anderen "Old-school-Wege" gehen zu müssen (ausdrucken, einscannen, Port, zur Post bringen, etc...) und auch um Zeit zu sparen, möchten wir das ganze jetzt auf "rechtssichere" digitale Beine stellen... Soweit zum Hintergrund dieses Themas, vielelicht haben ja auch einige von euch ähnliche Schwierigkeiten...?

Ich habe mich in den vergangenen Tagen mal etwas schlau gemacht. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein PDF zu unterzeichnen. Diese unterscheiden sich dann im Grad der Rechtsicherheit. Die einfache Unterschrift ist dabei am unsichersten und letztlich wohl das, was unser Finanzamt immer ankreidet. Heir wird einfach auf dem PDF unterschrieben (z.B. auf Tablet/Smartphone mit Finger oder Stift oder einfügen einer entsprechenden Bilddatei. Diese Art der Unterschrift kann aber recht leicht gefälscht und das Dokument geändert werden.
Die nächsthöhere Stufe ist die "fortgeschrittene elektronische Signatur (FES oder engl. AES), bei der eine "Verbindung" zwischen der Unterschrift und dem Unterschreibenden hergestellt wird (z.B. ist diese dann an die E-Mail-Adresse gebunden). Diese Art der digitalen Signatur kommt am häufigsten zum Einsatz und sollte auch für unseren Zweck ausreichen. Die qualifizierte elekronische Signatur (QES) ist dann der persönlichen Unterschrift gleichgestellt, sie wird in der Regel aber nur bei bestimmten Geschäftvorgängen benötigt (Kreditanträge, Bauanträge, etc. ) Hier muss sich der Unterschreiber offiziell gegenüber ausstellenden Stellen identifizieren (z.B. persönlich über Ausweis, Video-Ident, etc.)

Da insbesondere letztere Variante die Vertragsunterzeichnung auf beiden Seiten wieder sehr verkomplizieren würde und der Grad der Rechtssicherheit der der FES ausreichend sein sollte, haben wir nun diesen Weg eingeschlagen. Aktuell nutzen wir dafür Adobe Acrobat, was entsprechende Signaturfunktionen zur Verfügung stellt. Der Vertrag wird dabei bei AdobeSign gespeichert und darüber auch in einer festgelegten Reihenfolge an die Unterzeichner versendet. Nach der Vertragserstellung wird er durch uns (mich) signiert und dabei auch schreibgeschützt verschlüsselt. Sobald ich unterschrieben habe, wird er an die E-Mail-Adresse des jeweiligen Veranstalters gesendet. Dieser benötigt keinerlei zusätzliche/spezielle Software, sondern kann über ein entsprechendes Fenster unterzeichnen. (handschiftlich per Maus oder Pen, Text oder Bilddatei, aber eben gebunden an die E-Mail-Adresse) Alternativ besteht hier auch die Möglichkeit, die Unterschrift zu delegieren. (Falls diese von einer anderen Stelle geleistet werden muss.) Sobald der Veranstalter unterschrieben hat, erhalten der Veranstalter und wir automatisch einen von allen Parteien unterschriebenen Vertrag in Kopie. Wir selbst schicken den Vertrag gar nicht mehr an die Empfänger, das läuft alles automatisiert über die Adobe-Server.
Das Original wird mit einer Historie, wer wann was wo unter welcher E-Mail-Adresse geöffnet, eingetragen, unterschrieben hat, bei Adobe gespeichert.
Da diese Dateien nicht mehr änderbar sind und die Unterschreiber recht eindeutig validierbar sind, sollte auch das FinAmt damit zufrieden sein.

Mich würde interessieren, wer von euch ähnlich vorgeht und vor allem, auf welcher Plattform/mit welchem Programm ihr arbeitet. Adobe ist zwar als Erfinder des PDF da der große Vorreiter, allerdings sind die auch entsprechend teuer. Außerdem sind da noch viele andere Tools mit im Paket, die wir gar nicht benötigen. Wir brauchen z.B. keine Dokumentenverwaltung, mit der tausende Dateien rechtsicher verwaltet werden können. Uns geht es um 10-15 Auftrittsverträge und die dazugehörigen Rechnungen. Wichtig ist aber für uns eine Funktion zum Anfordern von Unterschriften. (Das reine Unterschreiben funktioniert wohl mit den meisten PDF-Programmen, will man aber einen rechtssichere Historie (s.o.) habe, muss das Versenden Über eine zentrale Vermittlerstelle (bei uns aktuell Adobe) laufen, über die dann entsprechende Prozesse automatisiert ablaufen.)
Foxit hat wohl entsprechende Funktionen, allerdings habe ich damit noch keine Erfahrungen... Vieleicht hat ja jemand von euch Tipps oder kann bereichten?

In diesem Sinne einen schönen Mittwoch und beste Grüße
Jan

 

[marrat]

Ich würde eigentlich eher ganz grundsätzlich in Frage stellen, ob es diesen Aufwand überhaupt braucht.

Verträge können schließlich auch jederzeit mündlich geschlossen werden, da reicht doch im Grunde ein "normales" PDF zur Dokumentation aus.

Wichtig ist doch fürs Finanzamt eh nur die eigentliche Rechnung (die auch immer elektronisch ohne Unterschrift erstellt werden kann) bzw. sogar erst der tatsächliche Geldeingang. Du zahlst ja keine Steuern, nur weil du Rechnungen schreibst, solange die in Rechnung gestellte Gage nicht auch auf deinem Konto ankommt.

 

[RealCrusher]

Im Vertrag werden ja noch andere Dinge geregelt und festgehalten, als die vereinbarte Gage. Solange alles glatt läuft, sind ein einfaches PDF oder sogar ne mündliche Absprach ok. Problematisch wird es ja meist erst, wenn irgendwas nicht so läuft, wie vereinbart. Dann ist man (sowohl Band als auch Veranstalter) mit nem richtigen Vertrag, in dem alles vorher geklärt und abgesegnet wurde (unser Vertrag hat immerhin 3 Seiten), auf der sicheren Seite.

Und was das Finanzamt angeht, gebe ich dir grundsätzlich Recht. Allerdings ist man da ja leider oft auch etwas abhängig von seinem jeweiligen Sachbearbeiter... Und der ist bei uns leider etwas "speziell"... Wir legen alles Komplett vor (Kontoauszüge, Verträge, Rechnungen die wir stellen, Rechnungen an uns (z.B. Proberaummiete, Website-Hosting, Instrumente, sonst. Equipment, Fahrtkosten...) Durch diese Gegenrechnung sind unsere "Gewinne" durch unsere vergleichsweise geringe Auftrittszahl dann eher gering, was das Finanzamt immer etwas fuchst. Da wir durch dieses Prozedere immer fast eine komplette Betriebsprüfung durchlaufen und das FinAmt alles von uns bekommt, sind wir aber auf der sicheren Seite und die können uns nichts von wegen Liebhaberei...

 

[soundmunich]

Ich bin voll bei @marrat : Rechnung und Buchung auf dem Konto und mehr braucht es für das FA nicht. Das Finanzamt geht der Vertrag mit all seine Regelungen und Bedingungen auch gar nichts an (da sind ja auch Daten vom und Informationen über den Kunden drin, über die das FA Euch nicht mal befragen darf).

Wenn der FA-Sachbearbeiter vermutet, dass neben einer Rechnung und dem zugehörigen Zahlungseingang ein zusätzlicher Geldfluss "ohne Buchung" erfolgte, so muss er diesen Verdacht begründen. Selbst dann würde ich dem FA keinen schriftlichen Vertrag vorlegen, weil der eben Inhalte enthält und das Verhältnis Kunde-Band betrifft, was womöglich gar nicht an Dritte offenbart werden darf. Ich würde dann immer "zum Finanziellen" auf eine mündliche Abmachung verweisen.

Ob und wie ein Schriftformerfordernis (originale Unterschrift(en)) bei einem Vertrag ansonsten ausreicht, bestimmt man am besten im Endbereich des Vertrages selbst. Wenn sich die Vertragspartner einig sind, kann man alles für gültig erklären. Ohne Regelung im Vertrag selbst "zählt" die übliche Form für die Art der betroffenen Geschäfte, inklusive auch dem Wert der betroffenen Vereinbarungen.

Verwendet Ihr einen eigenen Standard-Vertrag, dann könnt Ihr Euch ja von einem Anwalt einen entsprechenden Passus dazu formulieren lassen. Kommt der Vertrag vom Kunden, soll er doch für eine solche Bestimmung entsprechend der gewünschten Handhabung sorgen.

 

[dr_rollo]

Was will das FA mit den Verträgen? Bullshit. Ich hab in 40 Jahren keinen Vertrag mit meiner Steuer an das FA geschickt. Der Vertrag ist dafür da, um die Bedingungen für einen Gig zu dokumentieren, und dass man was in der Hand hat, falls es Unstimmigkeiten mit dem Veranstalter geben sollte. Da hat das FA überhaupt nichts mit zu tun. Klingt für mich eher nach Schikane.
Wir sind als GbR umsatzsteuerpflichtig beim FA gemeldet, und der Steuerberater fragt mich nicht einmal nach den Rechnungen, die - mal so nebenbei - auch keine Unterschrift enthalten würden. Ich liefere lediglich eine Auflistung der Gigs mit Datum, Ort und dem Rechnungsbetrag. Kann natürlich sein, dass wenn du das direkt mit dem FA machst, dass die die Rechnungen sehen wollen, was ja auch kein Thema wäre. Das könnten dann theoretisch auch nur Quittungen sein, wenn man bar bezahlt wurde. Da ist dann üblicherweise eine Unterschrift drauf, wobei ich ja als Geldempfänger auch nur den Durchschlag bekomme.

 

[Alisa]

Mich würde interessieren, wer von euch ähnlich vorgeht und vor allem, auf welcher Plattform/mit welchem Programm ihr arbeitet.

Ich arbeite auch mit AdobeSign.

Besonders praktisch finde ich die optionale Erinnerungsfunktion, mit der die andere Partei täglich oder wöchentlich mit automatischen E-Mails ans Unterschreiben erinnert wird.

Nebenbei ist das Programm auch nützlich, wenn man selbst mal ein Formular ausfüllen und unterschrieben irgendwohin schicken muss. Dazu gibt es extra die separate Funktion "Ausfüllen und signieren".

 

[maggo1978]

Bei uns werden Verträge ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt, fertig. Hat nie jemand moniert.

Meine Frau und ich fahren mehrmals pro Jahr an die Nordsee und buchen jedesmal Ferienwohnungen. Auch da lief es immer genau so. Nirgends war jemals eine digitale Unterschrift nötig. Ich würde da auch drauf verzichten, erzeugt ja auch laufende Kosten. Es stellt sich auch die Frage warum das Finanzamt den Vertrag braucht, die sind doch erstmal nur an der Rechnung interessiert.

Ich würde das mal nen Steuerberater machen lassen und ihn auf die Thematik ansprechen. Der kann da evtl was bewegen. Meine Frau ist Künstlerin und Buchautorin und zusammen mit meiner Musik hat uns das Finanzamt mal insgesamt 5 Steuernummern aufgebrummt da sie alles fein säuberlich getrennt haben wollten. Das Elend haben wir nur 1 Jahr mitgemacht, danach haben wir die Steuer einmal vom Steuerberater machen lassen haben ihn gefragt ob man das nicht vereinfachen kann. Nun haben wir nur noch 2 Steuernummern und können das wieder ohne großen Aufwand selbst machen…

 

[marrat]

Meine Frau und ich fahren mehrmals pro Jahr an die Nordsee und buchen jedesmal Ferienwohnungen. Auch da lief es immer genau so. Nirgends war jemals eine digitale Unterschrift nötig.

Eben. Wir haben in weiten Teilen Vertragsfreiheit. Bis auf ein paar Ausnahmen (u.a. Immobilienkäufe) können die Vertragspartner, vor allem zwischen zwei gewerblichen Parteien (was eine GbR und ein Veranstalter in dem Moment aus vertragsrechtlicher Sicht sind), Inhalt und Form so ziemlich frei festlegen.

Und auch im privaten Verbraucherumfeld sind die allermeisten Verträge ohne jegliche Unterschrift (egal ob auf Papier oder digital) gültig. Stell dir mal vor, Amazon müsste für jede Bestellung einen unterschriebenen Kaufvertrag schicken.

Das Finanzamt will maximal die Rechnung sehen. Eben weil der Vertrag auch mündlich geschlossen sein kann, der Inhalt also gar nirgends dokumentiert sein muss. Was am Ende zählt ist, wieviel Geld geflossen ist.

Sogar Arbeitsverträge kann man mündlich schließen. Nur die Kündigung selbiger bedarf der Schriftform.