CRM System für Bandorga

[bass.t]

Hallo,

wie organisiert Ihr eure Auftritte, Termine, Kontaktdaten und Gagen etc. von Gigs? Verwendet ihr dafür Excelfiles, Google Docs oder ähnliches?
Wir machen das momentan mit Google Kalender und Excelsheets. Ist auf Dauer aber nicht praktikabel. Was habt Ihr für Probleme, bei der Bandorga (egal ob Coverband oder eigene Musik)?

 

[blade1965]

Wir haben im Übungsraum einen Wandkalender.
Hat jemand einen Gig ausgemacht, wird bei der Probe gefragt, ob alle können und auch zu den Konditionen wollen.
Anschließend steht der Termin verbindlich im Kalender.

 

[JimStark]

Aus Banderfahrung kann ich nicht sprechen...aber aus beruflicher Perspektive...das ist nämlich mein Job.

Ein echtes CRM-System ist meines erachtens erst dann sinnvoll, wenn man wirklich dick im Geschäft ist und es vorallem auf gesteuerte, geplante und/oder regelmäßige Kundenkontakte ankommt.
Für eine Band würde ich behaupten, dass eine PIM-Software völlig ausreichend ist (z.B. Outlook oder Thunderbird). Da könnt ihr den Kalender nutzen. Wenn ihr euch untereinander vernetzt, wird jeder automatisch über neue Termine(-verschiebungen) informiert usw.. Den Kalender könnt Ihr auch als Archiv benutzen (z.B. könnt ihr nachträglich Gig-Infos hinzufügen (Größe, Setlist, Gage)
Ihr könnt außerdem direkt daraus E-Mails versenden und all eure Kontakte im Adressbuchpflegen und diese mit Terminen verknüpfen. Ihr könnt also einem Gig im Kalender z.B. den Veranstalter als Kontakt zuordnen. Ihr könnt dem Gig eine Gage zuordnen oder dem Kontakt die durchschn. Gage zuordnen die er euch zaht und so weiter.
Solltet ihr z.B. bestimmte Veranstalter regelmäßig anrufen wollen, um nach Gigs zu fragen (z.B. alle 6 Monate), könnt ihr euch einen Serientermin für den Kontakt legen.
Also, ich finde, so ein einfaches PIM kann schon einiges...
Was genau fällt denn bei euch an, was ihr organisieren müsst?

Ansonsten ist die Eigenprogrammierung vielleicht eine Alternative. Je nachdem wie ernst ihr das aufziehen wollt. Oft kann da schon ein Bekannter helfen, eine serverbasierte Web-App zu bauen. Der kann dann natürlich all eure Wünsche erfüllen. Unheimlich teuer sollte das auch nicht sein. Allerdings bleibe ich dabei: ein PMI sollte euch reichen.

Wenn ihr noch Fragen habt...raus damit.

 

[Evili]

Habe ein Bandkonto auf Google gemacht, und auf jedem Smartphone der Kumpels eingerichtet - termine, egal ob Probe oder Gigs, werden auf ihre Handys gepusht.

Der Witz dabei? Es wird kaum gebraucht Wir koordinieren uns fast aussschliesslich per Whatsapp-Gruppe.

Unsere Organisation und Management wird von mir und Drummer in einer Ordnerstruktur mit Excels, Words, PDFs, MP3s... auf Google Drive verwaltet - während Sängerin und Bassist auf selbigem Drive selbstständig, auch mit Smartphone, alle neuen Songs, Probeaufnahmen und Studiodemos anhören können (; Hatte die Beste Erfahrung damit. Aber mein (Berechtigungs-)System ist ein bisschen zu komplex um das in ein paar Sätzen zu erklären - kann gerne Auskunft geben bei Interesse

Zum Thema: CRM fände ich weit über das Ziel hinausgeschossen. Auch Dienste wie Dropbox und Google Drive erlauben das freie Sharen oder Freigeben, da brauchst du dir kein Wordpress etc. zu konfigurieren (; lieber diese Energie in andere Belänge der Band investieren.

 

[Bassyst]

Hey, also wir benutzen seit Anfang diesen Jahres auch was völlig überdimensioniertes: Confluence.

Damit kann man alles mögliche machen, ist sone Art Wikipedia, Dateimanagement, mit Kalender, Aufgabenmanagement und soziales Netzwerk. Wir benutzen das unter anderem, um Songideen zu präsentieren und kommentieren, Termine zu managen, Umfragen in der Band zu starten, Infos zu Projekten festzuhalten, Bilder und Videos zentral zu speichern, Dokumente wie Stage Rider zentral zu speichern ... also eigentlich für alles. Wird eigentlich in Entwicklungsabteilungen von mittelgroßen Firmen eingesetzt, soweit ich weiß.

Die kleinste Version im eigenen Serverbetrieb kostet einmalig 10 Eur, maximal 10 Nutzer erlaubt. Der Betrieb erfordert aber einige Kenntnisse, bei uns klappt das auch nur, weil 3 von 5 Bandmitgliedern Informatiker sind ^^.

Grüße

 

[SubbrSchwob]

Ich verwende mit zwei Bands Google Docs/Drive. Es gibt ein Dokument mit Gigs, da hat jeder Gig eine Seite drin. Da steht dann z.B. der Ansprechpartner, der Deal, wann es zum Aufbau geht, wann wie viele Plakate wo hin müssen, welche Technik ggf mitgebracht werden muss. Und auch, wer von der Band zuständig bzw. der Ansprechpartner auf unserer Seite ist. Es gibt dann für jedes Jahr ein Archiv-Dokument. Das ist auch sehr wichtig, wenn nämlich das Telefon klingelt und ein Veranstalter dran ist, kann ich da schnell reingehen und kucken, was das letzte Mal der Deal war.

Termine koordinieren wir per Mail oder persönlich: Aus einer Vorschlagsliste streicht jeder beim Antworten die Termine raus, die für ihn nicht gehen.

Alles in allem funktioniert das. So langsam wird es aber haarig: Mittlerweile drei Musikprojekte/Bands mit 9 Mitgliedern, von denen jedes Mitglied seine Veranstalter auf der Liste hat. Wir müssen das Booking/"Auftragsbeschaffung" verteilen, sonst sind einzelne überlastet… die Ausbeute ist gering und wir fragen 2x im Jahr um die 40 bis 70 Lokalitäten ab insgesamt, wobei die wenigsten antworten, d.h. mehrere Mails, dann übergehen zu Telefon… es gibt ein extra Dokument im Google Drive, in dem dann zu jedem Veranstalter eine kurze Notiz geschrieben wird bei Kontakt. Wenn man es eben nicht vergisst, es ist mühsam, bei jeder Lesebestätigung etc. ins Google Drive zu hüpfen, wenn man doch gerade nur kurz seine Mails checken wollte und dann hat man die schon gelesen und es vergessen.

Besser wäre eine Art CRM. Wo ich kucken kann, was mein Gitarrist dem Typen gemailt hat, den dummerweise ich gerade am Telefon habe. Wo alles automatisch nach Veranstalter aufgeschlüsselt einsortiert wird. Das Problem dabei: Zwar bin ich in dre Lage, so ein CRM aufzusetzen und einzurichten, aber der Aufwand ist doch beträchtlich.

Im Prinzip ist es der Schritt zur eigenen integrierten Konzertagentur. Warum auch nicht, wenn alle Mitglieder aller Bands mitmachen, dann kann sich das lohnen und der Aufwand für den Einzelnen ist im Rahmen.

Jetzt meine Frage hier im Thread: Gibt es da keine fertigen Lösungen für Bands? Meinetwegen auch für einen monatlichen Betrag, solange der im Rahmen ist. Wenn ich was dafür kriege, zahle ich auch, geht in Ordnung.

Grüße
Schwob

 

[Signalschwarz]

@JimStark

Sind das was Du beschreibst alles neuere Funktionen oder besteht die Möglichkeit, dass das Outlook von Office2000 diese bereits (teilweise) beherrscht? Ich möchte gar nicht, dass Du dir da jetzt die Mühe machst nachzuforschen oder so, aber vielleicht weißt Du es ja aus der Erinnerung heraus. Ja, ich oute mich, ich finde so Büro- und Verwaltungskram eklig und möchte mir deswegen ersparen nachzuschauen ohne zu wissen, dass auch die Chance auf Erfolg die Funktionen zu finden besteht.

Wenn jemand anderes meine Frage beantworten kann, dann immer her damit.

 

[JimStark]

Hallo,

sorry ich bin zur Zeit selten hier, weil wegen Zeitmangel. Sobald ich Gelegenheit habe, Antworte ich hier gehaltvoller!

 

[JimStark]

Zum Thema: CRM fände ich weit über das Ziel hinausgeschossen. Auch Dienste wie Dropbox und Google Drive erlauben das freie Sharen oder Freigeben, da brauchst du dir kein Wordpress etc. zu konfigurieren (; lieber diese Energie in andere Belänge der Band investieren.

Nun, hier muss man natürlich aufpassen, wie man CRM definiert. Es gibt sicherlich auch "kleinere" Lösungen, welche man als CRM-Bezeichnet und die deutlich mehr Funktionalität haben als die Möglichkeit, Inhalte online zu teilen.
Ich glaube schon, dass es grade im Bereich Contact- und Locationmanagement sinnvoll sein kann, eine kleine CRM-Lösung zu nutzen.
Dafür gibt es ja z.B. Freewaretools, die man weitgehend selbst aufsetzen und anpassen kann und/oder muss - oder es bleibt die Möglichkeit, soetwas komplett selbst zu programmieren. Für beide Möglichkeiten sind natürlich entsprechende Kenntnisse nötig.

Jetzt meine Frage hier im Thread: Gibt es da keine fertigen Lösungen für Bands? Meinetwegen auch für einen monatlichen Betrag, solange der im Rahmen ist. Wenn ich was dafür kriege, zahle ich auch, geht in Ordnung.

Wie oben geschrieben gibt es Lösungen, die man weitgehend selbst anpassen kann.
Ich weiß nicht - aber glaube es auch nicht - , dass es spezielle Angebote für Bands gibt.

Grüße
Schwob

@JimStark

Sind das was Du beschreibst alles neuere Funktionen oder besteht die Möglichkeit, dass das Outlook von Office2000 diese bereits (teilweise) beherrscht? Ich möchte gar nicht, dass Du dir da jetzt die Mühe machst nachzuforschen oder so, aber vielleicht weißt Du es ja aus der Erinnerung heraus. Ja, ich oute mich, ich finde so Büro- und Verwaltungskram eklig und möchte mir deswegen ersparen nachzuschauen ohne zu wissen, dass auch die Chance auf Erfolg die Funktionen zu finden besteht.

Wenn jemand anderes meine Frage beantworten kann, dann immer her damit.

Ich weiß es ehrlichgesagt, nicht, weil ich nie mit Office 2000 gearbeitet habe. Aber das meiste sind ja schon "Grundfunktionen", also denke ich, dass vielen auch mit Office 2000 umsetzbar ist. Vielleicht nicht so schön und einfach wie heutzutage, aber funktional.

 

[DerPatch]

Als reines CRM kann ich Capsule empfehlen, damit arbeiten wir in der Band. 250 Kontakte sind kostenlos, für's erste reicht das auch aus. Der große Vorteil ist, dass wir da mit der Zeit eine ordentliche Datenbank mit Locations, Festivals und örtlichen Promotern anhäufen können. Zudem ist die Suche der Seite recht intelligent und durchsucht sämtliche Inhalte. Gebe ich zB "Stuttgart" ins Suchfenster ein, zeigt es mir alle Veranstalter, Locations und Anfragen an die wir in diese Richtung geschickt haben. Bei allen Mails die wir schreiben, setzen wir einfach die Mailadresse des CRM-Systems in BCC. Das CRM erkennt dann an Hand der Mailadresse den Kontakt und schiebt die Mail automatisch dort hin, so hat man auch lückenlos die Konversation gespeichert. Wenn ich dann mit jemandem Kontakt habe mit dem jemand anderes aus der Band vor einem Jahr mal bez. eines Supportslots o.ä. gesprochen hat, hab ich das sofort auf dem Schirm. Klappt natürlich alles immer nur, wenn es auch gepflegt wird.
Außerdem gibt es auch ne gute App dazu.

https://capsulecrm.com/